Yhdistyskäyttäjän ohje
1) Kokeen ilmoittaminen
|
Kenttä |
Kuvaus |
Ohje |
|
Tapahtuman nimi / Event Name |
Tapahtuman nimi esimerkiksi ”Hakukoe” |
|
|
Päivämäärä / Date Kellonaika |
Kokeen järjestämispäivämäärä. |
Lisää kokeeseen päivämäärän lisäksi kellonaika. Tämä kellonaika avaa ilmoittautumisen, kun kokeen ilmoittautuminen alkaa ja näkyy kalenterissa aikana jolloin ilmoittautuminen alkaa |
|
Aikavyöhyke / Timezone |
Kokeen aikavyöhyke |
Tätä kenttää ei tarvitse muuttaa |
|
On julkaistu / Is Published |
Kokeen julkaiseminen = näkyy koeportaalissa |
Kun tapahtuma luodaan tai sen päivämäärää muutetaan, järjestelmä määrittää automaattisesti, milloin ilmoittautuminen alkaa. Kokeeseen ilmoittautumisen alkamisen säännöt: Koe yli 2 kk päästä -1 kk ennen tapahtumaa Koe 1–2 kk päästä - 2 viikkoa ennen tapahtumaa alle 1kk: Liitto hyväksyy 1-3 vrk päästä sen jälkeen, kun ilmoitus tullut kalenteriin. |
|
Malli / Template |
Kokeen valinta esimerkiksi ”Hakukoe” |
Valinta tuo perustiedot kokeesta lomakkeelle. |
|
Tunnisteet / Tagit |
Kokeen valinta esimerkiksi ”Hakukoe” |
|
|
Surveys / Surveys |
Valitaan koelajit esimerkiksi HTTPi |
|
|
Järjestäjä / Organizer |
Kokeen järjestäjä |
Kokeen järjestäjä tulee yhdistys tiedosta. Ei tarvitse muuttaa. |
|
Vastuuhenkilö / Responsible |
Vastuuhenkilö (yhdistyskäyttäjä) |
Kokeen tiedot syöttäneen henkilön tiedot |
|
Tapahtumapaikka / Venue |
Koe paikkakunta |
Esimerkiksi Laukaa |
|
Rajoita ilmoittautuminen / Limit Registration |
Osallistujien rajoittaminen |
Voit rajoittaa ilmoittautujien määrää. Tätä ei varmaan kovin usein tarvitse. |
|
Automaattivahvistus / Autoconfirmation |
Ilmoittautumisen automaattinen hyväksyminen |
Yhdistys voi päättää että osallistujat hyväksytään automaattisesti heti kun ovat ilmoittaneet. |
|
|
|
|
|
|
|
|
2) Automaattinen koeilmoittautumisen aloitus
Kun tapahtuma luodaan tai sen päivämäärää muutetaan, järjestelmä määrittää automaattisesti, milloin ilmoittautuminen alkaa.
Säännöt:
|
Tapahtuman ajankohta |
Ilmoittautumisen aloitus |
|
Yli 2 kk päästä |
1 kk ennen tapahtumaa |
|
1–2 kk päästä |
2 viikkoa ennen tapahtumaa |
|
Alle 1 kk päästä |
SPeKL avaa 1-3 päivän sisällä, kun tullut kalenteriin |
Jos tapahtumalle ei ole luotu lippuja, järjestelmä lisää oletuslipun.
• Jos muutat tapahtuman päivämäärää, kaikkien lippujen aloituspäivämäärät päivittyvät automaattisesti.
• Myös manuaalisesti lisätyt liput saavat automaattisesti oikean aloituspäivämäärän.
Kokeen aloituskellonaika täytetään tapahtuman alkamispäivän yhteyteen. Tämä ei tarvitse olla kokeen aloituksen kellonaika, vaan on kellonaika, jolloin ilmoittautuminen avautuu.
3) Alle 1 kk sisällä olevan kokeen julkaisun rajoitukset
Jos kokeeseen on alle kuukausi, sen julkaisemiseen vaaditaan korkeammat käyttöoikeudet. Tapahtuma-lomakkeella näkyy oheisen kuvan mukainen infoteksti.
Käyttöoikeuksilla voidaan säätää, kellä henkilöillä on oikeus julkistaa tapahtuma näissä tilanteissa.
Tällä hetkellä oikeudet ovat “Union User” -rooliin kuuluvilla käyttäjillä.
Jos joku muu yrittää tapahtuman julkaisua, hän saa virheilmoituksen jossa infotaan, että julkaisuun vaaditaan lisäoikeuksia.
4) Automaattiviestin lähettäminen kokeen varasijalle lisätylle
Kun tapahtumailmoittautumislomakkeella klikataan “Varasijalla” liukukytkin on-asentoon, niin ilmoittautujalle lähetetään tästä automaattinen infoviesti.
Samalla “Varasijan infoviesti lähetetty” -kenttään ilmestyy rasti, ja oikean reunan lokiin jää jälki, että milloin viesti lähetettiin.
Jos viesti tarvisi syystä tai toisesta joskus lähettää henkilölle toistamiseen, se onnistuu kun ottaa “Varasijan infoviesti lähetetty” -rastin pois, ja sen jälkeen laittaa “Varasijalla” liukukytkimen hetkellisesti off-asentoon, ja sen jälkeen taas takaisin on-asentoon.
Lähtevä viesti on sisällöltään alla olevan kaltainen:
